La dématérialisation où chaque document reçu en format papier est transformé en format digital

dematerialiser les documents

Pourquoi dématérialiser les documents ?

La réduction des coûts de stockage et la fiabilisation des opérations de traitement génèrent d’importants et durables gains de productivité pour l’entreprise.
type documents

Quels documents peut-on dématérialiser ?

En pratique, l’entreprise dématérialise en priorité les courriers entrants, les factures reçues, les relevés bancaires, les bons de commande et les bons de livraison.
document papier

Comment dématérialiser un document papier ?

En utilisant la Gestion Électronique d’Informations et de Documents pour l’Entreprise, ou GEIDE, communément appelée la GED, pour Gestion Électronique de Documents.

Le principe de la gestion électronique des documents (GED)

La GED optimise le traitement, la sécurité et la circulation des informations de l’entreprise dans un contexte de confort de l’utilisateur, interne ou externe, et de protection des données, avec un accès sécurisé et hiérarchisé aux bases documentaires.

La GED s’appuie sur un logiciel dédié qui stocke sur un serveur interne ou externe (cloud computing) les informations clés de l’entreprise, indépendamment de leurs formats respectifs : fichiers bureautiques, courriels, vidéos, photographies.

Les avantages de GED

  • Gain d’espace
  • Gain de temps
  • Baisse des coûts
  • Mobilité
  • traçabilité
  • Archivage
  • Sécurité
  • Accès rapide

Règlement général sur la protection des données : RGPD

Le RGPD poursuit trois principaux objectifs :

Renforcer les droits des différents citoyens sur leurs données : droit à la portabilité, protection renforcée des mineurs…

Renforcer la responsabilité de ceux qui assurent le traitement des documents ainsi que des sous-traitants.

Harmoniser et coordonner les législations des États membres sur la protection des données.

Dématérialisation des documents administratifs & coffre-fort numérique

coffre fort numerique

Toutes les organisation doivent obligatoirement se conformer à l’archivage des documents ayant comme but d’assurer une conservation de l’information. La dématérialisation de documents archivés permet de conserver une forme numérique des informations. Cette forme de conservation présente de nombreux avantages.

L’archivage électronique

Doit garantir la simplicité d’accès aux personnes autorisées, la traçabilité des accès et des traitements et la conservation des données dans le temps.

Le coffre-fort électronique

Il intègre un protocole de conservation redondant et à contrôle d’accès renforcé et permet d’apporter une valeur juridique à la conservation intègre des fichiers dite à vocation probatoire.

La signature électronique

Elle s’appuie sur un protocole de cryptologie permettant d’authentifier l’auteur d’un document, ou l’organisme émetteur, de manière certaine. Les signatures électroniques ont une valeur probatoire pour la plupart des documents : bulletin de paie, facture, courriel, contrat…