Les entreprises passent beaucoup de temps à vérifier les informations données par leurs salariés lorsqu’elles doivent réaliser des notes de frais. Celles-ci correspondent concrètement à des remboursements réalisés pour des salariés qui génèrent des frais dans l’intérêt de l’entreprise. Typiquement, lors d’un séminaire, les salariés doivent parfois demander aux restaurants les tickets pour justifier ensuite ces dépenses à l’entreprise.

Cependant, il existe aujourd’hui des solutions comme l’utilisation d’un logiciel de notes de frais pour simplifier toutes les différentes étapes. Zoom sur cette solution pour les professionnels.

Pourquoi réaliser des notes de frais en entreprise ?

Dans certaines situations, les employés doivent réaliser des dépenses avec leur propre argent alors que celles-ci peuvent être assimilées à des dépenses professionnelles. Dans ce cas, il faut alors justifier ses frais afin d’obtenir un remboursement de la part de l’entreprise. Couramment, ces justifications professionnelles sont appelées « notes de frais ».

Aujourd’hui, il existe des solutions pour simplifier toutes les démarches justificatives et accélérer la procédure de remboursement. L’entreprise peut alors faire le choix d’utiliser un gestion de notes de frais adapté afin d’optimiser ses dépenses. Mais alors, quels sont les avantages de cet outil ?

Utilisation d’un logiciel de notes de frais : les avantages

Plusieurs avantages peuvent découler de l’utilisation d’un logiciel adapté pour l’entreprise.

Gagner du temps lors de la réalisation d’une note de frais

Pour générer correctement une note de frais, il faut suivre plusieurs étapes importantes. Le salarié doit commencer par envoyer la justification de sa dépense à l’entreprise. Généralement, ces dépenses se justifient par des tickets (restaurant, parking, essence).

Ensuite, le montant de ces dépenses doit être vérifié par les supérieurs hiérarchiques afin qu’il n’y ait pas d’erreur. En effet, il est possible que l’entreprise se fasse postérieurement contrôler par les autorités administratives compétentes afin de vérifier que toutes les dépenses remboursées correspondent bien à l’entreprise.

Lorsque ces premières étapes sont validées, il faut transmettre les informations précises à la comptabilité afin que le service procède au remboursement du salarié. En fonction de l’organisation interne, le remboursement peut prendre plusieurs jours à plusieurs semaines.

L’utilisation d’un logiciel de notes de frais centralise toutes les informations pour éviter les pertes de temps. Toutes les étapes peuvent alors être accélérées pour permettre un remboursement plus rapide.

Suivre facilement les dépenses de l’entreprise

Le logiciel de notes de frais donne en temps réel les dépenses réalisées par l’entreprise. Ainsi, le chef d’entreprise peut facilement suivre les frais à rembourser. Des tableaux mensuels ou annuels peuvent aussi être réalisés par l’outil afin de tenir parfaitement les budgets professionnels. Le chef d’entreprise peut aussi se servir de l’outil pour animer des réunions avec ses collaborateurs et ajuster les dépenses.

Ainsi, l’outil est un véritable guide à utiliser quotidiennement par les professionnels. Il peut aussi servir de moyen de contrôle pour vérifier les actions des collaborateurs durant leur temps de travail. La comptabilité peut aussi suivre en temps réel les actions à réaliser. Un outil efficace pour une bonne gestion quotidienne.

Centraliser toutes les informations au même endroit

En plus d’être un outil pratique pour gagner du temps et suivre les dépenses, le logiciel de notes de frais a l’avantage de centraliser toutes les informations. Ainsi, il est possible de retrouver au même endroit : le ticket justificatif du salarié, l’approbation du supérieur et le traitement par le service comptable. Le magazine journaldunet.fr vous donne des détails sur la note de frais.

Une optimisation agréable et surtout efficace pour améliorer toute la gestion courante de l’entreprise au niveau de ses dépenses.