Vous avez dit « tenue comptable dématérialisée » ?
La tenue comptable dématérialisée fait partie intégrante du process global de traitement d’un dossier 100% dématérialisé. Elle consiste à s’affranchir de la saisie manuelle d’une écriture comptable à partir d’un document papier.Certains collaborateurs pourront émettre quelques réserves : « J’ai l’impression de saisir plus vite à la main ! ». Mais, ont-ils bien mesuré tous les bénéfices liés à une saisie dématérialisée ?
Les avantages de ce mode de traitement sont multiples et ne sont pas centrés uniquement sur les gains de productivité obtenus lors de la tenue comptable en elle-même.
Le process de dématérialisation de la tenue comptable peut effrayer certains collaborateurs car ils doivent changer leurs habitudes et faire évoluer leurs méthodes de travail. La culture papier étant très forte dans les cabinets, il convient donc de bien préparer le projet en amont afin de rassurer les collaborateurs et de les accompagner par une conduite au changement adaptée.
Concrètement, comment ça marche ?
La tenue comptable dématérialisée devient possible dès la numérisation des documents comptables et leur intégration dans l’outil. En effet, après cette 1ère étape qu’est l’acquisition des pièces comptables, le module de reconnaissance optique des caractères (OCR) traite les documents afin d’en extraire le contenu. La tenue comptable devient alors très confortable car il n’est plus nécessaire de saisir manuellement les données comptables (Comptes comptables, date, montant HT, TVA, TTC, n° de pièce…) puisque la LAD (lecture automatique de documents) les aura déjà pré-remplies. Il ne reste donc plus qu’à valider les écritures.
Une tenue comptable dématérialisée permet à la fois de traiter les factures fournisseurs, clients et les relevés bancaires. Pour ces derniers, il est également possible de travailler directement à partir de fichiers électroniques (EBICS, Excel®).
Qu’est-ce que j’y gagne ?
5 avantages découlent directement d’une tenue comptable dématérialisée :
- Productivité :
l’utilisateur du logiciel de dématérialisation n’a plus qu’à valider les écritures comptables proposées par la solution.
- Confort de travail lors de la révision :
les écritures comptables sont systématiquement attachées aux pièces comptables correspondantes : factures fournisseurs, clients et relevés bancaires.
- Ecologie = économies :
la tenue comptable dématérialisée permet d’éviter le stockage de papier et les photocopies systématiques.
- Fiabilité du processus de traitement :
un logiciel de dématérialisation comme DEMAT’EXPERT® permet une traçabilité de l’information, ce qui rend le processus parfaitement sécurisé.