Dématérialisation de documents
Une nouvelle expérience digitale
Solution de dématérialisation simple
Le zéro papier devient une réalité
La dématérialisation où chaque document reçu en format papier est transformé en format digital
Pourquoi dématérialiser les documents ?
La réduction des coûts de stockage et la fiabilisation des opérations de traitement génèrent d’importants et durables gains de productivité pour l’entreprise.
Quels documents peut-on dématérialiser ?
En pratique, l’entreprise dématérialise en priorité les courriers entrants, les factures reçues, les relevés bancaires, les bons de commande et les bons de livraison.
Comment dématérialiser un document papier ?
En utilisant la Gestion Électronique d’Informations et de Documents pour l’Entreprise, ou GEIDE, communément appelée la GED, pour Gestion Électronique de Documents.
Le principe de la gestion électronique des documents (GED)
La GED optimise le traitement, la sécurité et la circulation des informations de l’entreprise dans un contexte de confort de l’utilisateur, interne ou externe, et de protection des données, avec un accès sécurisé et hiérarchisé aux bases documentaires.
La GED s’appuie sur un logiciel dédié qui stocke sur un serveur interne ou externe (cloud computing) les informations clés de l’entreprise, indépendamment de leurs formats respectifs : fichiers bureautiques, courriels, vidéos, photographies.
Les avantages de GED
Gain d’espaceGain de tempsBaisse des coûtsMobilitétraçabilitéArchivageSécuritéAccès rapideRèglement général sur la protection des données : RGPD
Le RGPD est le Règlement Général sur la Protection des Données, une nouvelle réglementation européenne qui poursuit trois principaux objectifs :
– Renforcer les droits des différents citoyens sur leurs données : droit à la portabilité, protection renforcée des mineurs…
– Renforcer la responsabilité de ceux qui assurent le traitement des documents ainsi que des sous-traitants.
– Harmoniser et coordonner les législations des États membres sur la protection des données.
C’est pour cette rasion que DPMS, spécialiste de la gestion des données personnelles vous offre toutes les solutions : logiciel, audits et formations, pour être en conformité avec le RGPD.
Dématérialisation des documents administratifs & coffre-fort numérique
Toutes les organisations doivent obligatoirement se conformer à l’archivage des documents ayant comme but d’assurer une conservation de l’information. La dématérialisation de documents archivés permet de conserver une forme numérique des informations. Cette forme de conservation présente de nombreux avantages.L’archivage électroniqueDoit garantir la simplicité d’accès aux personnes autorisées, la traçabilité des accès et des traitements et la conservation des données dans le temps.
Le coffre-fort électroniqueIl intègre un protocole de conservation redondant et à contrôle d’accès renforcé et permet d’apporter une valeur juridique à la conservation intègre des fichiers dite à vocation probatoire. Il convient parfaitement à certaines activités comme le cabinet comptable.
La signature électroniqueElle s’appuie sur un protocole de cryptologie permettant d’authentifier l’auteur d’un document, ou l’organisme émetteur, de manière certaine. Les signatures électroniques ont une valeur probatoire pour la plupart des documents : bulletin de paie, facture, courriel, contrat… Pour en savoir plus sur la gestion comptable et les documents numériques, consultez comptabilite-gratuite.com.
Principe et signification du RGPDLe Règlement Général sur la Protection des Données est le nouveau cadre européen concernant le traitement et la circulation des données à caractère personnel pour l’ensemble des résidents de l’UE, ces informations sur lesquelles les entreprises s’appuient pour proposer des services et des produits.
Le RGPD et les données médicalesÀ partir du moment où une entreprise traite des données de santé, elle doit nommer un délégué à la protection des données (DPO). Le DPO a pour principale fonction de veiller au respect des règles du RGPD au sein de l’entreprise, c’est le chef d’orchestre de la mise en conformité.
Artisans, commerçants, entreprises unipersonnellesLe RGPD, le nouveau règlement sur la protection des données, est pleinement entré en vigueur le 25 mai 2018. Ce nouveau règlement vise à harmoniser les législations nationales en vigueur en matière de protection des données tout en renforçant les droits des citoyens européens sur leurs données.
WordPress ou Prestashop en conformité avec le RGPDSi vous êtes un chef d’entreprise qui visite régulièrement les réseaux sociaux professionnels, vous avez dû entendre que cette nouvelle législation impose de nombreuses nouvelles obligations dont le respect vous conduira certainement à revoir quelques points-clés de votre site internet.