Nous sommes en 2022, et les documents format papier font partie du passé. Dans ce billet de blog, nous allons aborder les 5 avantages de la mise en place de la dématérialisation et de la numérisation de vos anciens documents.
Avantage n°01 : Les documents papier s'abîment facilement et peuvent être difficiles à stocker.
Avantage n°02 : Les documents papier peuvent prendre beaucoup de place, ce qui peut être gênant et source de gaspillage.
Avantage n° 03 : Les documents papier sont souvent difficiles à trouver lorsque vous en avez besoin.
Avantage n°04 : Les documents papier peuvent être coûteux à produire et à distribuer.
Avantage n° 05 : les documents électroniques sont faciles à consulter et à rechercher. Vous pouvez également les protéger par un mot de passe afin que seules les personnes autorisées y aient accès. En outre, les versions électroniques des documents permettent de sauver des arbres !
Examinons de plus près chacun de ces avantages !
- Réduction des coûts : Les bureaux sans papier permettent de réaliser des économies sur les coûts d'impression, de stockage et d'expédition. En dématérialisant vos anciens documents physiques, vous pouvez économiser sur les coûts d'impression, de stockage et d'expédition. Selon une étude du Boston Consulting Group, les entreprises pourraient économiser jusqu'à 11 milliards de dollars par an en passant au zéro papier.
- Amélioration de la conformité : La dématérialisation des documents facilite le respect des réglementations gouvernementales régissant la conservation de vos documents. Souvent, ces réglementations obligent les entreprises à conserver certains documents pendant une période déterminée.
- Réduisez votre empreinte écologique : En dématérialisant vos anciens documents, vous pouvez réduire la quantité de déchets de papier produite chaque année. C'est bon pour l'environnement et cela peut aider à économiser de l'argent sur les coûts de recyclage. La quantité de déchets de papier produite chaque année est stupéfiante. Selon le WorldWatch Institute, la consommation mondiale de papier a triplé au cours des 50 dernières années, alors que la production de papier recyclé n'a que doublé.
- Des informations plus faciles à trouver : Lorsque tous vos documents importants sont en format numériques, il est facile de trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Vous n'aurez pas à passer du temps à chercher dans des classeurs ou des boîtes remplis de papier ! Un gain de temps considérable et une perte de document moindre !
- Réduction des coûts : Les bureaux sans papier permettent d'économiser sur les coûts d'impression, de stockage et d'expédition. En dématérialisant vos anciens documents, vous pouvez économiser sur les coûts d'impression, de stockage et d'expédition. Selon une étude du Boston Consulting Group, les entreprises pourraient économiser jusqu'à 11 milliards de dollars par an en passant au zéro papier