Les documents signés circulent de plus en plus au sein des entreprises. Actuellement, il est possible de signer électroniquement un document sans avoir à utiliser un stylo et du papier. Le nombre de documents numériques qui circulent ne cessent d’augmenter. Pour signer ces documents, vous avez besoin d’un logiciel de signature électronique efficace. Le choix de la solution ne doit pas être réalisé au hasard. Pour trouver le logiciel de signature électronique le plus efficace pour votre entreprise, certains critères devront être pris en compte. Parmi ces critères, vous pouvez citer le niveau de protection des données qu’il pourra offrir, l’intégration du logiciel, le niveau de sécurité et la possibilité de l’utiliser sur d’autres appareils.
Pourquoi utiliser un logiciel de signature électronique efficace ?
Permettant de simplifier la signature, l’authentification et la certification d’un document, vous aurez besoin des solutions de signatures numériques. Ces logiciels vous permettront de signer un document numérique sans avoir à l’imprimer. Sur un fichier, le signataire doit simplement apposer sa signature. Vous gagnerez alors un temps considérable mais aussi des économies. L’utilisation d’un logiciel de signature électronique permet aussi d’accélérer les process de validation. Vous n’aurez plus à réaliser des archivages de documents ni à payer des frais d’envoi. En fonction de vos besoins, vous pouvez utiliser la signature électronique pour certifier des documents corporatifs, des déclarations sociales ou fiscales, des compromis de vente, des baux immobiliers, des documents RH, des contrats commerciaux, etc. A l’aide d’un certificat d’authenticité, cet outil est très prisé par les entreprises. Outre l’intégrité des documents, l’identité du signataire sera assurée par ce dernier. Trois types de signatures électroniques ont été définis par le règlement eiDAS : la signature qualifiée, avancée ou simple selon leur niveau de sécurité. Du point de vue juridique, une signature manuscrite et une signature électronique possèdent les mêmes valeurs. Pour d’autres informations supplémentaires en ce qui concerne les caractéristiques d’un logiciel de signature, suivez ce lien.
Choisir un logiciel interne ou une solution SaaS ?
Pour votre solution de signature électronique, vous aurez le choix entre deux types de logiciels. Le logiciel interne est une solution de service client interne. Votre équipe possède alors des ordinateurs sur lesquels la licence sera installée par l’éditeur. Ainsi, vous pourrez contrôler de manière optimale vos données en présence de ce système. Stockés en interne, vous ne pourrez alors utiliser la solution que depuis l’ordinateur que vous utilisez au travail. Aussi, vous aurez besoin de réaliser des mises à jour du programme régulièrement. Pour le cas d’une solution SaaS, le logiciel sera stocké sur le Cloud. Elle est de plus en plus populaire actuellement. L’interface pourra être accédé directement en ligne. A n’importe quel moment, les collaborateurs pourront alors utiliser ses identifiants pour se connecter à la solution.
Les critères de choix d’un logiciel de signature électronique
La protection des données figure parmi les critères de choix d’un logiciel de signature électronique. Les informations qui se trouvent sur les documents à signer sont sensibles. La confidentialité devra toujours être gardée. Pour cela, il vous faudra vérifier que l’éditeur de la solution dispose d’une certification qui respecte les règles en vigueur. Le logiciel que vous choisissez devra aussi être compatible à ceux que vous utilisez déjà, à tous les formats de documents numériques qui circulent dans votre entreprise et bien sûr au système d’exploitation utilisé. Un Tiers de Confiance agréé devra alors éditer le logiciel. Le niveau de sécurité devra aussi être adapté. Selon vos besoins, il vous faudra aussi connaître les fonctionnalités supplémentaires du logiciel de signature électronique. Certains vous offrent par exemple la possibilité de signer des documents numériques depuis une tablette ou un smartphone par exemple.