La dématérialisation des documents professionnels, notamment les dossiers comptables est une solution incontournable pour optimiser la production d’une enseigne. Cette digitalisation peut aussi toucher les autres aspects de vos tâches quotidiennes et vous permet de gagner un temps précieux. Numériser vos données, c’est aussi les protéger sur le long terme. Comment ça marche ?

Tour d’horizon de la transformation digitale

La dématérialisation des documents administratifs n’est autre que leur production au format numérique. Vous utilisez généralement un système d’information pour y parvenir correctement. La transformation touche aussi bien le partage d’information que les documents professionnels. Le transfert se fait en ligne via des applications et plateformes accessibles sur internet. Seules les personnes ayant accès aux documents pourront les visionner et les télécharger en cas de besoin. Les documents peuvent être des contrats, des factures, des bulletins de paie, des statistiques ou encore des avis et décisions. Une entreprise est amenée à gérer un volume important de documents chaque année. Même étant bien classés, ces écrits ne sont pas faciles à trouver si vous êtes en face d’une pile de documents. Une recherche manuelle requiert du temps, une énorme patience et une agilité sans pareille. S’affranchir du papier a ses avantages pour le développement d’une enseigne et le confort de ceux qui y travaillent, notamment les comptables. Les signatures électroniques suffisent pour authentifier un document. L’idéal est de collaborer avec un spécialiste en dématérialisation des documents administratifs. Vous serez déchargé de la tâche fastidieuse qu’est la recherche ou le classement des pièces professionnelles liées à la comptabilité.

Dématérialiser vos documents administratifs : les avantages

La dématérialisation des documents est une solution ultra efficace pour une entreprise fréquemment confrontée au traitement des paperasses. Cette numérisation réduit le temps d’attente lorsque vous devez chercher un document précis à présenter ou à partager à vos collègues. Notez que la majorité des clients n’aime pas attendre, autant trouver un moyen d’accélérer les choses. Plus d’agilité signifie également réduction des délais de prise de décision. Plus vous présentez les faits à temps, plus les solutions seront au choix si certaines ne marchent pas. Uns excellents gestion des documents impact également au rendement de l’entreprise. Vous verrez qu’en numérisant vos documents administratifs, vos employés augmenteront leur productivité. Ils ne perdront pas de temps à se demander où X a rangé les dossiers qu’Y a classé récemment. La digitalisation de vos documents professionnels importants est aussi un gage de sécurité. Les informations numériques sont nettement protégées que les papiers. Imaginez un incendie survenant dans les locaux. Les pompiers ont pu cesser le feu, mais les paperasses figurent parmi la liste des éléments ayant été réduits en cendres en premier. En l’absence d’une copie soigneusement rangée à la maison, vous ne pouvez rien faire. Les documents comptables sauvegardés en ligne par contre peuvent être consultés et utilisés à tout moment via un matériel connecté.

Les méthodes de digitalisation de vos documents comptables 

Il y a différentes façon d’automatiser certaines tâches récurrentes liées à la comptabilité. Ces tâches répétitives font perdre du temps à vos employés, autant trouver un moyen de les numériser. Vous comme vos collègues peuvent ainsi vous consacrer à d’autres travaux, ce qui est motivant pour tout un chacun. La dématérialisation comptable se fait via 2 procédés au choix. Soit vous agissez via la lecture automatique des documents (LAD), soit vous optez pour la reconnaissance optique de caractère (OCR). La première méthode vous amène à lire puis à récupérer les données de façon automatique. La seconde technique consiste à établir un fichier texte via le scan des documents papiers, c’est-à-dire à partir d’une image numérique. Un professionnel en dématérialisation des documents administratifs sait quelle méthode adopter selon les circonstances et les attentes. Il gère les flux d’information de manière efficace, ce qui vous donne une longueur d’avance sur le traitement des documents professionnels urgents. Il connaît toutes les solutions de dématérialisation sur le bout des doigts, vous pouvez vous concentrer sur le cœur de vos activités.

Confier la dématérialisation de vos documents administratifs à un professionnel

Solliciter les services d’un spécialiste en dématérialisation de documents est synonyme de gain de temps. Vous pouvez travailler rapidement tandis que vos clients, partenaires et fournisseurs obtiennent les informations souhaitées à temps. Les données partagées seront exemptes d’erreur, vous pouvez espérer de longues collaborations avec ces intervenants. La numérisation, l’archivage des documents par l’intermédiaire d’une plateforme, la recherche et la récupération automatique des données se feront en un temps record. Une comptabilité dématérialisée vous permet de diminuer les coûts, d’autant plus que les prix du papier et ceux des impressions peuvent revenir cher dans l’année. Avec un professionnel, le temps de traitement par facture ne se fera même pas remarquer. Dites au revoir à la saisie manuelle même pour la réalisation d’une tâche non-urgente. Sachez aussi que réduire l’utilisation du papier diminue la condamnation des arbres. L’impact environnemental est non-négligeable. Votre entreprise véhicule une bonne image en se tournant vers la digitalisation des documents. Aussi, un professionnel est en mesure de faire un suivi à jour de vos données afin que vos employés n’utilisent que ceux qui sont opérationnels.