De plus en plus d’entreprises franchissent le pas et passent à la dématérialisation des données. Mettre en place un logiciel de Gestion Electronique des Données signifie qu’une entreprise fait le choix du tout numérique pour organiser et gérer les documents, données et informations afin de gagner en productivité.
Un logiciel GED adapté à chaque structure
A l’heure où le tout numérique et la digitalisation s’étendent, faire le choix de la dématérialisation des données dans une entreprise ou un organisme apparait comme une décision incontournable. En effet, avec la mise en place d’un outil GED au sein d’une structure, la gestion des données est optimisée et agit positivement sur la productivité. Les collaborateurs qui accomplissent des missions administratives, comptables ou commerciales pourront gagner beaucoup de temps car avec un logiciel de dématérialisation des données tout est réalisable par voie informatique : classer, enregistrer, diffuser, partager, sauvegarder… Avant de choisir un logiciel GED, il est indispensable d’identifier les besoins de l’entreprise afin d’opter pour l’outil dont les fonctionnalités sont les mieux adaptées.
Choisir un logiciel GED multifonction
Le choix en logiciels de dématérialisation des données est important et régulièrement des nouveautés viennent se rajouter à une liste déjà longue. Il est conseillé de choisir un logiciel GED pour lequel l’éditeur fournit un service de maintenance, d’assistance et de mises à jour régulières. Avec un logiciel multifonction les entreprises de toutes tailles peuvent dématérialiser les factures, les documents, les archives, la validation des documents ainsi que toutes les autres tâches de gestion administrative. Sur Internet on trouve un large choix de logiciels GED que l’on peut évaluer et comparer avant de choisir celui qui est le mieux adapté à une activité.
Bien choisir sa solution GED
Lorsqu’il s’agit de rechercher une solution de dématérialisation des données, «Mieux vaut opter pour une solution simple, intuitive, ne nécessitant pas des journées de formation avant la première utilisation. Une trop grande technicité risque de décourager les collaborateurs » Il est conseillé de porter son choix sur un logiciel qui permet le rajout de fonctionnalités notamment au niveau du volume des données à stocker. Il est fréquent qu’un dirigeant commence par mettre en place un logiciel pour dématérialiser les factures et les documents courants mais très vite il se rend compte qu’il voudrait étendre les fonctionnalités à d’autres besoins. Utilisez les comparateurs en ligne pour trouver l’outil de dématérialisation qui répond le mieux à vos attentes.