Les solutions GED - Gestion électronique des documents – permettent d’assurer la gestion efficace des flux d’informations et de tous les documents de l’entreprise. Pour choisir un logiciel, il convient d’identifier ses besoins afin de trouver le logiciel GED dont les fonctionnalités garantissent une efficience parfaite.
Une multitude de logiciels GED
Les entreprises qui ont fait le choix de mettre en place un logiciel de gestion électronique des documents -GED- ont rapidement eu la preuve que celui-ci représente un véritable outil stratégique pour leur structure. Pour choisir un logiciel GED, il faut commencer par identifier les besoins de son entreprise. Il existe un large choix de logiciels GED comme par exemple Novaxel, Ecopy, IBM DB2 Content Manager, Zensolutions, Multigest… pour n’en citer que quelques uns des logiciels disponibles sur le marché. Ces logiciels GED sont orientés par profession, secteur d’activité ou taille de l’entreprise et sont facilement intégrable au système informatique existant. Pour résumer brièvement les critères de choix d’un GED, on peut dire : « Mieux vaut opter pour une solution simple, intuitive, ne nécessitant pas des journées de formation avant la première utilisation. Une trop grande technicité risque de décourager les collaborateurs »,
Choisir un logiciel GED pour une PME
Avant d’acquérir un logiciel GED, il est important de comparer les différentes solutions proposées. Le premier critère de choix doit être celui de la compatibilité avec les outils informatiques existants déjà dans l’entreprise. Les fonctionnalités d’un logiciel GED doivent répondre à tous les besoins de l’entreprise pour que tous les collaborateurs puissent en profiter : trop de technicité risque de décourager les utilisateurs. Un bon logiciel GED doit également être flexible pour permettre le rajout de fonctionnalités supplémentaires en cas de besoin. Il ne faut pas oublier de vérifier la disponibilité de mises à jour régulières et d’un service après-vente fiable pour assurer assistance et maintenance de la gestion électronique des documents.
Coût d’un logiciel GED
Pour choisir un logiciel GED performant, le prix du logiciel ne doit pas être le premier élément qu’un dirigeant d’entreprise doit prendre en compte. L’achat d’un logiciel GED doit être considéré comme un investissement qui va servir à optimiser les performances de l’entreprise. L’assistance, la maintenance et les mises à jour proposées par l’éditeur sont des critères importants qui influent sur le prix d’un logiciel. Il est préférable d’opter pour un logiciel qui a fait ses preuves plutôt qu’un produit qui vient d’être mis sur le marché